НАСОКИ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ДАННИ
ПРИ ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЕЛЕКТРОННИ СИСТЕМИ ЗА НАБЛЮДЕНИЕ
1. ВЪВЕДЕНИЕ, ОПРЕДЕЛЯНЕ НА АДМИНИСТРАТОР НА ДАННИ
„Ай Стайл“ ЕООД (занапред наричано: iSTYLE) използва електронна система за наблюдение (наричана по-долу Система за видеонаблюдение) в своите търговски магазини, както и в сервизния си център.
Тези насоки дават информация за следното:
- правните основания за обработване на данни:
- поставянето на камери и целта на обработването на данни, свързано с тях;
- зоната и обектите, наблюдавани от камерите;
- естеството на наблюдението (директно или като запис);
- правила относно съхраняването, гледането, прехвърлянето и заличаването на записите;
- идентифициране на оператора на системата за видеонаблюдение, както и на администратора на данни и обработващия данни;
- мястото и продължителността на съхраняване на записите;
- въведени мерки за безопасност на данните;
- лица, които са упълномощени да имат достъп до данните, и
- правата и защитата, налични за субекта на данни.
„Ай Стайл“ ЕООД е администраторът на данни събирани от/чрез Системата за видеонаблюдение.
Данни на администратора:
Седалище: гр. София, 1000, бул. „Витоша“ №25, магазин Ай Стайл
ЕИК: 175220335
Данъчен номер: BG 175220335
Електронен адрес: sales@istyle.bg
Уебстраница: https://www.istyle.bg
2. ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ И ЦЕЛ НА ОБРАБОТВАНЕТО НА ДАННИ
Целта на обработването на данни е защита на личната собственост, защита на имуществото и защита на личната неприкосновеност. В това число се включват и откриването и предотвратяването на незаконни дейности и защита на живота, както и физическото благосъстояние на клиентите и служителите. Системата за видеонаблюдение се ползва в съответствие с действащите законови разпоредби и изисквания, и по-специално със съответните разпоредби на Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) № 2016/679 Европейския парламент и на Съвета, занапред наричан: Регламентът).
В допълнение към Регламента законът, регулиращ обработването на данни свързано с наблюдение с камери, който се прилага за iSTYLE и подобни администратори на данни е Закона за защита на личните данни и Закона за частната охранителна дейност.
Обработката на данни в този случай, се основава на Член 6 (1) (е) на Регламента: обработването на данни се основава на легитимен интерес. iSTYLE е извършил тест за „баланс на интересите”, който се изисква винаги при обработване на данни на основание защита на легитимни интереси.
Всички наши обекти, където има инсталирана система за видеонаблюдение разполагат с предупредителен знак (табелка, стикер), който информира клиентите, че има Система за видеонаблюдение.
3. ОБХВАТ НА ОБРАБОТЕНИТЕ ДАННИ
Изображения на посетителите и служителите в магазините на дребно и сервизния център. Записите, направени и обработени от Системата за наблюдение се смятат за лични данни, тъй като могат да бъдат свързани със субекта на данни и от тях могат да бъдат направени заключения.
4. ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТ НА СЪХРАНЯВАНЕТО НА ДАННИ
Личните данни (записи на изображения), събрани по време на извършваното в обектите на iSTYLE видеонаблюдение се съхраняват за 2 месеца от датата на записа. Записите се изтриват автоматично от системите и сървърите с изтичане на срока за обработване. Обработване на запис след изтичане на срока за обработване се допуска само при възникнала ситуация (престъпление или друго закононарушение), когато конкретен запис е изискан от органите на реда, както и в други предвидени от закона случаи.
5. МЯСТО НА СЪХРАНЯВАНЕ НА ЗАПИСИТЕ
Записите, направени от видеокамерите се съхраняват на сървъри на Обработващия лични данни, използван от iSTYLE. Сървърите са разположение в границите на Европейския съюз, Чехия.
6. ОГРАНИЧЕНИЕ НА ЦЕЛТА
Istyle борави с лични данни само за целите на упражняване на своите права и изпълнение на своите задължения и винаги съгласно разпоредбите на действащото законодателство и общите принципи на Регламента. За да се съобрази с принципите за ограничаване на целите, пропорционалност и необходимост, iSTYLE не борави с данните на субекта на данни, ако целта на обработване вече не е валидна. Ако целта на обработване вече не е валидна, iSTYLE унищожава или заличава всички съответни налични данни с изключение на тези, където законовите разпоредби забраняват заличаването на такива данни.
Записите, направени от камерите се използват за откриване и предотвратяване на незаконни дейности, хващане на нарушители в действие и предоставяне на необходимите доказателства за незаконни действия или по време на хода на досъдебно или съдебно производство.
Следните действия не се извършват в обектите на iSTYLE: наблюдение със скрити камери, обработване на други биометрични данни.
Принципът за ограничаване на целите при защита на данните се ползва и при настройване на ъгъла на отделните камери. Това означава, че камерата винаги е настроена по такъв начин, че да гледа към зоната, съответстваща на целта, за която е монтирана камерата. iSTYLE използва системата за наблюдение само за наблюдение на сгради, стаи и други зони в частна собственост и събития, които се случват в такива зони. iSTYLE не ползва електронна система за наблюдение на места, където наблюдението би било срещу достойнството на субекта на данни, например в помещения с лични шкафчета, съблекални, миялни и тоалетни. Складовите помещения в магазините на iSTYLE са изключително и само за целта на съхраняване на инвентар, те не се считат за съблекални или стаи за почивка.
7. ЕСТЕСТВО НА НАБЛЮДЕНИЕТО
Информацията от камерите се записва директно на сървъра на Обработващия лични данни. Процедурата и правото на достъпване на направените на сървъра записи са разписани по-долу. В допълнение, един от Управителите на iSTYLE, отговарящ за търговската дейност на магазините има отдалечен достъп чрез софтуерно приложение, защитено с парола, да гледа изображенията от камерите в реално време. Същото право има и мениджъра на съответния магазин, но само що се отнася до изображенията на поверения му магазин/обект.
8. ЛИЦА, УПЪЛНОМОЩЕНИ ДА БОРАВЯТ С ДАННИТЕ И ЛИЦА, КОИТО МОЖЕ ДА ИМАТ ДОСТЪП ДО ДАННИТЕ
Записите, съхранявани в Системата за видеонаблюдение, са достъпни само за упълномощени лица с намерението да се докажат нарушения и да се идентифицират извършителите.
Само малък кръг служители са упълномощени да достъпват и гледат записите (посредством защитена с парола дистанционна връзка (през Интернет) от отдалечено работно място).
В магазините на дребно на iSTYLE, следните лица и длъжности са упълномощени да гледат записи на изображения:
- Един от управителите на "Ай Стайл“ ЕООД има такова правомощие за всеки магазин;
- Мениджъра на съответния магазин има такова правомощие само за магазина, за който отговаря;
- Когато е извършено престъпление или друго закононарушение, управителят на iSTYLE и мениджърът на конкретния магазин гледат съответните записи заедно, ако това е възможно.
Следните лица, извън структурата на iSTYLE могат да имат достъп до записите от Системата за видеонаблюдение:
- Когато в хода на административна или законова процедура се използва запис, адвокатът/правната кантора, представляваща iSTYLE също има правомощия да получи достъп до съответните записи.
- При възникване на ситуация в обектите на iSTYLE, вкл. при извършено престъпление или друго закононарушение е възможно при отправено официално искане от компетентните административни органи конкретни записи да бъдат предоставени на съответния орган. В такива случаи се води регистър, който съдържа описание на случаите по повод, които е гледан конкретен запис, от кой ден е записа, кога е гледан записа, респ. на кого е предоставен, лицето(лицата), имали достъп до записите.
Записите на изображения и другите лични данни свързани с тях могат да бъдат прехвърляни към съответните власти или съдилища, но само когато това е необходимо във връзка с текущо дело, досъдебно производство, полицейско разследване, свързано с незаконни дейности или нарушения. В такива случаи се прехвърлят само записите, направени от системата за видеонаблюдение, съдържащи съответната информация.
9. ОБРАБОТВАЩ ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Във връзка със Системите за видеонаблюдение „Ай Стайл“ ЕООД използва услугите на външен доставчик на услуги, именно – за доставка, монтаж на системи за видеонаблюдение, поддръжка на монтираните системи, осигуряване на платформа за управление на Системата за видеонаблюдение, предоставяне на сървърно пространство за съхранение на направените записи. Във връзка с предоставяне на услугите обработващият лични данни има достъп до записите. Сървърите, на които се съхраняват данните са локализирани в Чехия.
Данни за обработващия лични данни:
NetRex s.r.o., дружество регистрирано в Търговския регистър на ОКръжния съдв Прага под № C 116295, ID No.: 25288792
с адрес по регистрация: Chatová 1520/6, 153 00 Praha 16 - Radotín,
с адрес за кореспонденция: U Nikolajky 9, 150 00 Praha 5 – Smíchov
Линк към политиката за поверителност Обработващия: https://www.netrex.cz/privacy-policy/
Обработващият лични данни и администратора са подписали Споразумение за обработване на данни, в съответствие с изискването на чл.28 от Регламента.
10. ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ
iSTYLE третира всички лични данни по поверителен начин и ползва всички мерки за безопасност, технически и организационни мерки, необходими да гарантират безопасността на въпросните данни.
Освен прилаганите мерки за безопасност в ИТ системата, Системата за видеонаблюдение, респ. помещенията, в които тя се намира е защитена с аларми, физическа охрана (на общите части на търговските центрове където се намират обектите) и други физически характеристики на магазините (като заключващи се врати, ролетни щори и др.).
iSTYLE гарантира и непрекъснато наблюдава дали пакетите данни, обработвани електронно, са достъпни само с подходящите разрешителни. Само малък кръг служители са упълномощени да боравят със записите, както е посочено по-долу.
iSTYLE ползва разумни мерки срещу неупълномощен достъп, промяна, предаване, публично разкриване, заличаване или унищожаване, както и увреждане и случайна загуба по отношение на всички събрани лични данни.
Устройствата за записване се поставят по такъв начин, който прави достъпът до тях от неупълномощени лица труден.
Наблюдаване и гледане на съхранените записи с изображения се извършва само, за да се предотвратят незаконни дейности или да се разкриват такива.
Съхраняваните записи може да бъдат достъпни само по документиран начин (попълване на съответни регистри).
11. ПРАВА НА СУБЕКТА НА ДАННИ
Правата, дадени на субекта на данни с този Регламент, както и методите за упражняване на такива права се покриват от Указанията за обработка на данни, налични на интернет страницата на iSTYLE - https://istyle.bg/ukazanija-za-obrabotka-na-danni, както и информационния документ за обработването на данни, свързано с местоработата. Настоящите Насоки са предназначени само да посочат тези разпоредби, които се отклоняват от общите правила.
Правото на достъп
Субектът на данни има правото да гледа направените му записи и да изисква копие от такива записи, стига да не се засягат права на трети лица.
Правото на поправка
Правото на поправка по дефиниция не е приложимо за записи от камери.
Правото на заличаване
iSTYLE не е задължен да спазва исканията за заличаване през срока на обработване на данните.
Правото на ограничение на обработване
Субектите на данни, които се нуждаят от записа за целите на упражняване на техните права, могат да изискат от iSTYLE да не заличава записа. За да спази това изискване iSTYLE, подателят на молбата трябва да докаже, че то е в негов законен интерес.
Блокирани данни се обработват само за целта, която е предотвратила тяхното изтриване.
Методи за упражняване на правата по-горе
iSTYLE отговаряна искания, изпратени от субекта на данни, в срок от 30 (тридесет) дни след тяхното подаване в писмена форма, по ясен и разбираем начин и предоставя информация за действията, предприети в резултат на искането.
Информацията се предоставя безплатно за всяка категория данни, поискани от администратора на данни.
Когато бъде отказана информация, iSTYLE информира субекта на данни писмено защо не е предприето действие.
Правна защита
Ако субектът на данни вярва, че правата му са нарушени, субектът на данни може да подаде жалба пред Комисията за защита на личните данни, адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, интернет страница: www.cpdp.bg), или да отнесе въпроса до компетентния съд.
12. ИНФОРМИРАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНОСТТА
iSTYLE поставя (на видимо място и във формат, който да се чете лесно) общ предупредителен знак на съответните зони в своите обекти, които да посочват факта, че във въпросната зона има видеонаблюдение.
Лицата, влизащи в такива зони на магазина биват информирани с гореспоменатия предупредителен знак, както и с настоящия информационен документ за най-важните въпроси, свързани с обработването на техните данни (записи на изображения).
В магазините на iSTYLE са на разположение за преглед хартиени копия на този информационен документ.
13. ДАТА НА ВЛИЗАНЕ В СИЛА НА НАСОКИТЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ДАННИ И БЪДЕЩИ ИЗМЕНЕНИЯ
Дата на влизане в сила на настоящите Насоки за обработване на данни при използване на електронни системи за наблюдение: 25 май 2018г.
iSTYLE си запазва правото едностранно да изменя и актуализира тези насоки без предварително известие. Същите влизат в сила с публикуването на изменението. Съдържанието на информацията ще се поддържа актуално съгласно действащите нормативни разпоредби.
Последно изменение на настоящите Насоки: 10.1.2023г.